Konaklama Belgesi: ve vize başvurularındaki önemini biliyor musunuz? Bu içeriğimizde “Konaklama belgesi nedir? Konaklama belgesinin vize başvurusundaki önemi nedir?” sorularına cevap vermeye çalıştık.

Her türlü seyahatlerimizde, eğer seyahatimiz konaklama gerektirecek kadar uzunsa ve bankta, plajda veya arabada yatmayı planlamıyorsak konaklanacak uygun mekan bulmamız gerekir. 

Bu mekan çoğunlukla seyahate çıkmadan önce belirlenmiş olur. Eğer konaklayacağımız yeri belirlemezsek bunun seyahatimiz esnasında bir takım olumsuz sonuçları olabilir. 

Örneğin oraya gittiğimizde daha önce de konakladığımız “x “oteli beğenmiştim, orda kalırım diyerek yola çıktık. Otele vardığımızda, otelde boş oda olmaması gibi beklenmedik sonuçlarla karşılaşabiliriz. Veya bir akrabamızda, bir arkadaşımızda kalmayı planlıyoruz diyelim. Akrabamız veya arkadaşımız o gün evinde olmayabilir. Bunlar  gibi, seyahatimizin tadını kaçıracak beklenmedik sürprizler olmaması için seyahate çıkmadan bütün seyahat konuşlarının önceden planlanmış olmasını tavsiye ediyoruz.

 Vize Başvurularında Konaklama Belgesinin Önemi Nedir?

Seyahat etmeyi planladığımız ülke, vize zorunluluğu olan bir ülke ise, ayrıca vize başvurusunda bulunmanız gerekecektir ve vize başvurularında seyahat koşullarını belgelemek zorunludur. 

Ben bu yazımda size, seyahat koşulları arasında yer alan konaklama belgesi nasıl hazırlanır onu anlatacağım;

Bazı vize başvurularının “öngörülen seyahat koşulları kanıtlanmamıştır” veya “sunulan seyahat koşullarını gösteren belgeler inandırıcı değildir” gerekçeleriyle reddedildiğine sıklıkla tanık oluruz. 

Bu durum, bizim bir sonraki vize başvurlarımızda vize başvurumuzun olumlu sonuçlanması önünde ciddi bir engeldir. Bu nedenle vize başvurusunda bulunmadan evvel, konsoloslukların ve elçiliklerin istediği bu belgeyi, onların istediği koşullarda sunmuş olmamız gerekmektedir. 

Konaklama Belgesi Nedir?

Konaklama belgesi, içinde konaklamayı gerçekleştirecek olan kişiye sunulan, konaklayacak kişinin kimlik bilgilerinin ve konaklama koşullarının bulunduğu belgedir. Bu belge otel rezervasyonu yaptığımızda fiziksel olarak veya elektronik olarak başvuru sahibine oteller tarafından sunulmaktadır. Rezervasyonu başka bir kurum aracılığıyla, örneğin (trivago, booking veya hotel.info) dijital seyahat sitelerinden gerçekleştirdiysek rezervasyonun sonunda onaylı belgemizin pdf formatını bize sunmakta, tanımladığımız e-posta adresine ve cep telefonumuza onay maili/mesajı göndermektedir. Rezervasyonu bizzat oteli arayarak gerçekleştirdiysek eğer, konsolosluklar otelden imzalı kaşeli rezervasyon onayı talep edecektir. Bazı konsolosluklar rezervasyonumuzu teyit etme maksadıyla otellerle iletişime geçmektedir. Eğer rezervasyonumuz otel tarafından doğrulanmazsa vize başvurumuz “öngörülen seyahat koşulları kanıtlanmamıştır” gerekçesiyle reddedilecek bu durum bizi diğer vize başvurularımız için oldukça zor bir duruma düşürecektir. 

Yine bazı vize başvurularında başvuru sahipleri otel rezervasyonu yapıp  onayını aldıktan sonra rezervasyonu iptal etmektedir. Bu durum vize başvurunuzun aynı gerekçe ile reddedilmesine sebep olabilmektedir. Bu riski göze almamanızı ve vize başvurusunda bulunduktan sonra başvurumuz sonuçlanıncaya kadar rezervasyonumuzun devam ettiğinden emin olmanızı tavsiye ederiz. 

Bazı durumlarda rezervasyonumuz oteller tarafından veya kredi kartımızda yeterli limit olmadığı gibi gerekçelerle iptal edilebilmektedir. Bu nedenle rezervasyonu yaptıktan sonra rezervasyonu takip etmek durumundayız. 

Biz MonaVisa olarak vize başvurusu devam eden başvuru sahiplerinin rezervasyonunu takip etmekte ve gerekli durumlarda güncellemekteyiz. Örneğin konsolosluk, başvuruda belirtilen seyahat tarihlerine yetişmemesi durumunda başvuru sahiplerinden ileri bir tarihe yeni bir rezervasyon talep edebilmektedir. Bu durumlarda rezervasyon tarihlerini güncelleyebilmekteyiz. 

Vize başvurularının elbette bundan farklı gerekçelerle de reddedilebilmesi söz konusudur. Bu nedenle birçok otel ve dijital otel rezervasyonu siteleri ücretsiz iptal seçeneği sunmaktadır. 

Otel rezervasyonumuzu yaparken rezervasyon koşullarına dikkat etmek zorundayız. Otellerin bazıları kredi kartı olmadan rezervasyona izin verdiği gibi bir çoğu da kartsız rezervasyona izin vermemektedir. 

Kart bilgilerimizi girerek ödemeyi hemen yapabildiğimiz gibi, otele ulaştıktan sonra ödeme seçeneği de sunulmakta. Bazı oteller rezervasyon yaptığımızda konaklama bedeli kadar kart limitimize bloke koymaktadır. Bu nedenle bilgilerini girdiğimiz kartın yeterli limiti olmak zorundadır. Yine rezervasyon konuşları arasında ücretsiz iptal seçeneği gibi ön ödeme yapmama seçeneğimiz de vardır. Yalnız burada dikkat etmemiz gereken nokta, aracı sitenin ücretsiz iptal için bize verdiği süredir. Konaklama tarihimize belli bir süre kaldığında (bu tarih rezervasyon onayında belirtilmektedir) ilgili tutar kartımızdan otomatik çekilir.

Rezervasyon yaparken vize başvurumuzun olumsuz sonuçlanma ihtimalinin olduğunu unutmamalıyız. Bu nedenle ön ödemesiz ve tesiste ödeme seçeneği bizim için herhangi bir olumsuz sonuçlanma durumunda ekonomik anlamda zarar görmemize mani olur. 

Gel Gelelim Rezervasyon Yaparken Bunun Dışında Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Seyahat amacımıza uygun rezervasyon yapmalıyız. 

Bu konuda bir örnek vermek istiyorum. Balayı amaçlı seyahat etmeyi planlayan başvuru sahibinin vize başvurusu, danışmanlık hizmeti veren bir acente tek kişilik otel rezervasyonu yaptığı için  “öngörülen seyahat amacı ve koşulları inanadırıcı değildir” gerekçesiyle başvurusunun reddedildiğine tanık olduk. Veya bir erkek başvuru sahibine kadınlar yatakhanesine rezervasyon yapıldığına da tanık olduk. Ek olarak,

• Berlin’de bir sempozyuma katılacak olan bir başvuru sahibine Almaya’nın başka bir semtinde rezervasyon yapmak,
• Düşük bütçe ile seyahat edebilecek öğrenciye 5 yıldızlı bir otelden kral dairesine rezervasyon yapmak,
• Milyon dolarlık bir şirkete sahip bir iş insanına bir hostelde 8 kişilik odaya rezervasyon yapmak vize başvurunuzun reddine sebep olabilir.

Görüldüğü gibi rezervasyon yapmak oldukça ciddi ve başvurunun sonucunu birinci dereceden etkileyecek önemde bir iştir. Eğer dikkat etmezsek bizi konsolosluklar nezdinde oldukça zor durumlara düşürebilir. 

Vize başvurularıyla ilgili daha detaylı bilgi için diğer yazımlarımı okuyabilir veya doğrudan bize ulaşabilirsiniz. 

Bir sonraki yazımda görüşünceye dek hoşça kalın;

Vize Uzmanı Ayşe Şimşek